10.10.2016

Юкон 2016, как это было

Вместо эпиграфа

Столик полетел к чертям. В стену пульт от телека.
Сцена с вывернутыми карманами. Истерика.
Пенальти ногой по звуковой плате.
Половина группы на разорванном плакате.
Двери с грохотом, соседи с ропотом. Снова вот она.
Стеклить опять будет кто потом?
— А ведь не так сильно щаз, — отвечаю шопотом.
Прошлый раз вы помните. Всё приходит с опытом (с) Каста

В этом году мы провели вторую межгалактическую конференцию для ИТ специалистов в городе. Да, были сложности. Да, пришлось менять дату и место её проведения. Да, силы заканчивались еще до намеченного времени, а накал страстей рос изо дня в день, чем ближе была заветная дата. Но мы продолжали верить в себя. Мы — это лучшая команда, с которой удалось поработать:

Ну и мне удалось сильно не мешать помочь ребятам во всем понемногу, за что и получил должность «всяко-разно» на официальном бейдже участника конференции.

Забегая вперед отмечу, что все усилия, бессонные ночи, переживания и стрессы окупаются с лихвой когда в день конференции ты видишь количество посетителей, которые откликнулись на приглашение принять участие и пришли на площадку! Все они откликнулись, потому что день обещает быть насыщенным, полным увлекательных докладов и интересных докладчиков. А значит все это было не зря! Ради этого момента все и затевалось, вы вдохновляете нас на новые подвиги, дорогие участники, просто знайте это! Вы лучшие.

А теперь слайды, — покажу на цифрах, что же такое «провести конференцию на 1000 человек в Саратове», немного статистики и даже финансового стриптиза ниже по тексту.

Начнем с простого — количества телефонных звонков на/с номер(-а), указанный на сайте конференции (у остальных организаторов думаю статистика очень похожая):

Красной точкой отмечена дата проведения. Основной всплеск приходится на «день до даты Х».

Не менее интересен график прироста регистраций на сайте (участник должен пройти процедуру регистрации, чтобы попасть на конференцию — технически, чтобы мы знали количество откликнувшихся, знали сколько готовить посадочных мест, пакетов с раздаточным материалом, бейджей участников, и тд).

Общее количество зарегистрированных на сайте пользователей — 965 (еще почти 100 регистрировались на стойке регистрации), график прироста пользователей (регистраций) представлен ниже:

Увидеть эти цифры в день мероприятия было страшно. Мы боялись такого наплыва (больше 1000), но все обошлось.

Ну и напоследок покажу вам финансовую составляющую наших трат на организацию мероприятия. Так как мы привозим по большей части иногородних докладчиков, то основная статья расходов конференции составляет именно оплата билетов + проживания (более 50%), аренда площадки для проведения (20%), афтепати (около 7%), печатка материалов и логистика — все остальное. В маркетинг и рекламу мы практически не вкладывались, потому что большая часть целевой аудитории ИТ специалистов достигается посредством правильного фокуса на соцсети (потратили немного денег на рекламные посты и публикации в целевых сообществах). Да и после того, как мы лишились обещанной поддержки Правительства Саратовской области и как следствие части партнеров, количество денег в бюджете резко уменьшилось. Чтобы не превращаться в желтую прессу про Правительство буду писать либо хорошо, либо никак — мероприятие удалось в лучшем виде, и это главное, о чем хочется сегодня рассказать. Пусть вся эта кухня останется за кадром, надеюсь каждый сделал свои правильные выводы. А лучше всего описывает происходящий накал страстей последний куплет из песни группы Каста, который в тексте «вместо эпиграфа». Похоже мы преследовали разные интересы, а когда такое случается, конфликтов не избежать.

Спасибо тем партнерам, кто остался с нами! Без вас бы мы точно не справились.

Ну и график, раз уж я обещал показать всем организацию конференции изнутри, финансовая составляющая мероприятия. Комментировать не буду, да и такое бывает, к этому тоже надо быть морально и финансово готовым. Как ты не оптимизируй бюджеты, затраты «последнего дня» всего равно никуда не денутся, особенно если происходят различного рода накладки и приходится менять/покупать билеты в последний день (чем ближе дата вылета, тем дороже билеты).

Что необходимо, чтобы конференция запомнилась участникам? 3″Д»: Доклады, докладчики и ДВИЖУХА! Много разной движухи на стендах. И если докладчиков мы отбираем в течение года, чтобы максимально полно покрыть темами выступлений происходящее в индустрии, то движуху создают партнеры на стендах. В этом году движухи было через край — от раздачи сувенирки до проведения больших конкурсов с ценными призами. Конкурсы, проводимые партнерами в инстаграм (лучшие фото, бесплатная печать фотографий на инста-принтере по хештегу) заполонили ленту к вечеру того же дня. Это было здорово, нам очень понравился состав партнеров на эту конференцию.

Отдельно хотелось рассказать про разницу в подходе к делу у команды волонтеров, которых выделяют «приказом сверху» и командой, которая собирается откликнувшись на предложение стать частью Юкона. Это небо и земля! Последние замотивированы изначально и делают все, чтобы конференция прошла в лучшем виде. Первых приходится «гонять» по ходу всего мероприятия, они постоянно будут жаловаться что им надо домой, они устали, им тяжело и они не знают что делать дальше. Интересный опыт, который мы получили. Волонтеры Юкон 2016 — спасибо Вам!